В наше время в современном деловом мире между партнерами (организациями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) выстраиваются деловые отношения, основанные на товарно-денежном обмене. Для упорядочения данных взаимоотношений существует деловая переписка, формой одной из таких являются гарантийные письма.
По своей сути гарантийное письмо представляет собой документ, подтверждающим выполнение в будущем взятых на себя обязательств, таких как: оплата долга, выполнение работ, оказание услуг, поставка товаров и т. д. Должник может написать гарантийное письмо, в котором уверить в скорой оплате имеющейся задолженности в определенные сроки.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Гарантию часто используют в претензионном (досудебном) порядке разрешения споров. Когда долг образовался и есть основания подачи иска в суд, но с помощью гарантийных обязательств, происходит так называемая отсрочка платежа до определенного срока. Этот инструмент закреплен в статьях 619, 715, 723, 480 Гражданского кодекса РФ, которые дают должнику дополнительный срок для устранения нарушений условий договора (например, условий об оплате).
Так в каких же случаях стоит составлять гарантийное письмо? Этот вопрос решается по соглашению сторон. Одна из сторон в обязательном порядке вправе потребовать предоставить им гарантийное обязательство (например, когда поставка товаров осуществляется в кредит или не по предоплате).
В большинстве же случаев, гарантии все-таки составляются при нарушении сроков исполнения денежных обязательств, когда неплательщик, пытаясь избежать судебного разбирательства, направляет своему кредитору данный документ. Также в нередких случаях указанная гарантия пишется в ответ на претензию о погашении долга.
К примеру, поставщик направляет в адрес покупателя претензию с требованием оплатить сумму долга по поставленному товару, с указанием того, что должник в определенные договором сроки свои обязательства не исполнил.
Действующим российским законодательством общеобязательных требований к составлению и сущности гарантийного письма не предусмотрено, тем не менее, они имеют юридический характер.
Однако, правильно и квалифицированно составлять данные письма должен уметь каждый деловой человек.
В данной статье предполагается рассмотреть особенности и правила составления (оформления) гарантии по оплате задолженности.
Основные требования
Составляя данную гарантию, нужно с полной ответственностью и серьезностью подойти к составлению его текста. Его содержание должно быть четким и понятным, язык деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Указывая сроки, в течение которых обязательства будут погашены, необходимо осознавать свои материальные возможности. Ведь в случае неисполнения гарантии, вы можете понести убытки в виде судебных издержек, пенни, штрафов.
Текст гарантийных писем в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации, ФИО лица – отправителя.
- Реквизиты отправителя (ИНН, КПП).
- Юридически и фактический адрес отправителя.
- Наименование организации, ФИО лица, которому оно адресовано – получателя письма.
- Указание вида обстоятельств или изложение всей сути предоставляемых адресату гарантий, сроки исполнения, сумма задолженности (указывается прописью и цифрами), график погашения задолженности, номер и дату договора, по которому возник долг.
- Гербовая печать компании-отправителя. В том случае, если у составителя письма нет печати (у физического лица или индивидуального предпринимателя), достаточно только его подписи.
- Наличие подписи руководства и главного бухгалтера.
- Дата составления документа.
При написании письма формулировка «гарантийное письмо» не принципиально должна встречаться в тексте.
Будет также нелишним (и к тому же это вызовет доверие со стороны кредитора), если в письме будут указаны штрафные санкции за невыполнение обязательств в оговоренный срок.
Какие формулировки использовать при подготовке гарантийного письма
Чтобы как можно правильнее сформулировать суть заверения, необходимо знать какие формулировки наиболее четко его отразят.
Самыми подходящими будут слова и выражения:
- Гарантируем.
- Обязуемся выплатить сумму долга.
- Оплату в срок подтверждаем.
- Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии ).
- Своевременную оплату гарантируем.
- Настоящим даем гарантию.
Образцы заявлений
Образец гарантийного письма об оплате задолженности
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Настоящим письмом обязуемся погасить в срок до 15 июня 2016 года имеющуюся задолженность по договору поставки непродовольственных товаров № 132/ТК от 20.01.2016 г. по оплате за поставленный товар в размере 123 466 (сто двадцати трех тысяч четыреста шестидесяти шести) рублей, с учетом НДС. Оплата будет производится равными частями ежемесячно:
- до 15.04.2016 г. – 41 155 руб.
- до 14.05.2016 г. – 41 155 руб.
- до 15.06.2016 г. – 41 156 руб.
Генеральный директор __________________ /А.Н. Иванов/
Образец № 2
ПИСЬМО ОБ ОПЛАТЕ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
В связи с тяжелым финансовым положением на предприятии из-за задержки финансирования со стороны заказчика, в настоящее время перед вашей организацией образовалась непредвиденная задолженность по договору субподряда № 567/2015 от 17 ноября 2015 года в сумме 670 000 (шестьсот семьдесят тысяч) рублей. В свою очередь гарантируем, погашение долга в полном объеме в срок до 30 декабря 2016 г.
В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.
Директор _______________В. Л. Соболев
Главный бухгалтер _______________И. В. Писарева
Образец № 3
10.05.2014 г. между нашей организацией и Вами был заключен договор аренды нежилого помещения № 678-56. Действительно, согласно акту сверки от 30.06.2015 г. у нашей организации образовалась задолженность по оплате арендных платежей и коммунальные услуги за июнь и июль 2015 г. в сумме 60 000 рублей. В свою очередь, просим извинения за ненадлежащее выполнение взятых на себя обязательств (по причине блокировки расчетного счета налоговой службой) и гарантируем в срок до 30.09.2015 г. погасить всю образовавшуюся задолженность в полном размере. Также гарантируем в будущем не нарушать условия заключенного между нами договора.
Директор ______________/В.И. Иванов/
Оно является подтверждением обязательств по отношению к другому лицу. В большинстве случаев такая документация выдается непосредственно руководителем организации. Исключение — подпись ставит доверенное лицо, которое имеет право на такое действие. Среди преимуществ использования гарантийных писем можно выделить:
- составление в соответствии с действующими в России деловыми стандартами;
- подтверждение серьезных намерений и ответственного отношения отправителя;
- возможность дополнить документ в зависимости от конкретных условий сделки;
- нет необходимости обязательного оформления двухстороннего соглашения;
- судебная практика учитывает этот документ в качестве доказательной базы.
Гарантийное письмо — один из видов служебной переписки между предприятиями, индивидуальными предпринимателями. Такой документ составляется в официальном стиле. Использование жаргона, разговорных выражений запрещено. Еще одна особенность — оформление допустимо только на одной странице листа А4.
Какие виды документа бывают
Оформление гарантийного письма необходимо в тех ситуациях, когда одна из сторон гарантирует оплату продукции, работ, оказанных услуг, аренды и т.д. Составление такого документа может потребоваться, когда один из участников коммерческих отношений не уверен, что достигнутые ранее договоренности будут выполнены в установленном объеме и в нужный срок. Рассмотрим наиболее распространенные виды гарантийных писем:
- об оплате задолженности за продукцию. В документе отмечаются обязательства, их объем, срок, в течение которого долг будет погашен;
- гарантия поставки товаров или оказания услуг. Поставщик указывает период передачи продукции, ее количество, характеристики;
- предоставление юридического адреса. Документ оформляется, например, владельцем помещения по просьбе арендатора;
- о приеме на работу иностранца. Гарантийное письмо, например, следует оформить при трудоустройстве иностранного гражданина, если этого требует миграционная служба.
Документ, который относится к деловой переписке, необходимо оформлять на фирменном бланке организации. Также он может быть составлен в свободной форме для любых видов отношений между юридическими или физическими лицами. Пока законодательство страны не содержит понятие «гарантийное письмо», но судебная практика с применением такого доказательства есть.
Правила оформления
Краткость, конкретные данные, деловой стиль — требования, которые необходимо учитывать при составлении гарантийного письма. Обязательно использовать достоверную информацию, употреблять слова «обязуемся», «гарантируем» и т.д. Документ должен содержать реквизиты сторон — наименование организации или имя физического лица, информацию об адресате, а также:
- дату составления документа, его исходящий номер;
- основное содержание (в чем заключаются обязательства);
- данные о лице, которое ставит подпись;
- печать предприятия.
Передать адресату гарантийное письмо можно лично, обратившись к руководству или заверив документ у секретаря. Еще один способ — отправить через почту заказным письмом с описью вложения. Пользуется популярностью такой метод, как передача гарантийного письма посредством электронной почты. В оговоренный срок отправитель предоставляет оригинал. Гарантийное письмо — элемент деловой переписки, который активно используется современным бизнесом. Оформление документа не вызывает сложностей.
Главное правило — грамотный русский язык и изложение фактов, на которые предоставляется гарантия. Такой вид документации можно применять для урегулирования взаимоотношений между предприятиями, использовать физическим лицам. Ограничений в законе нет.
Гарантийное письмо – является неофициальным документом, в котором одна из сторон обязуется соблюсти какие-либо условия или выполнить некоторые действия. Это может касаться оплаты, выполнения определенных работ, продукции или оказания услуг. Стоит отметить, что составление данного письма во многом может сдвинуть решение возникших проблем и является неким гарантом между организациями того, что стороны выполнят определенные договоренные условия.
Гарантийное письмо предназначается адресату, с интересами которого связаны действия отправителя. Документ составляется в том случае, если одна из сторон не уверена в соблюдении сроков и условий договоренности, и адресоваться такое письмо может как юридическому, так и физическому лицу.
Пример. Компания “Веста” забыло осуществить платеж за услуги предоставления интернета, в результате провайдер отключил организацию от данных услуг за неуплату. Компания предоставило гарантийное письмо о том, что они обязуются погасить задолженность в течение 3-х банковских дней, на основании этого провайдер пошел на встречу и вновь предоставил интернет без наличия оплаты на тот момент.
Такой вид документов составляется в соответствии с определенными правилами и не может быть написан в вольной форме.
Гарантийное письмо в обязательном порядке должно содержать следующую информацию, прописанную в указанной последовательности:
- Номер исходного документа;
- Дата составления;
- Адресат (ФИО руководителя организации или ФИО физического лица);
- Опционально указывается заголовок «Гарантийное письмо» или его тема;
- Текст письма;
- Банковские реквизиты стороны, отправляющей документ;
- Если ранее был заключен договор, в котором прописываются все действия, касающиеся предмета гарантийного письма, отправитель может указать ссылку на этот документ;
- На усмотрение составителя письма могут быть указаны штрафные санкции, которые последуют в случае несоблюдения условий договора (санкции, выплата неустойки, пени);
- Подпись лица, составившего документ и ее расшифровка.
Желательно (но необязательно) составлять документ на или организации, также его можно заверить печатью. Обычно все обязательства сторон прописываются в договоре, но гарантийное письмо в некоторых случаях может стать дополнительной страховкой, которую обеспечивает составляющая сторона.
Например, если организация только начала свою деятельность и еще руководство еще не успело оформить договор аренды помещения, без которого большинство видов деятельности невозможно, составить официальный юридический договор между сторонами не получится. В этом случае гарантийное письмо станет и подтверждением сделки, и гарантией оплаты (при условии, что документ будет заверен нотариусом).
Гарантийное письмо пример составления
Стоит отметить, что лучше, если информация в документе будет нести определенную конкретику, в этом случае данный документ будет нести большую значимость и ценность. В таком случае больше вероятности, что организация, в адрес которой вы пишете данный документ пойдет к вам на встречу.
Исх. № 190913-1
Директору
ООО «Вест»
Д.Б. Егорову
Гарантийное Письмо
ИП Юровский, 1115861111121, как получатель пластиковых панелей на основании договора купли-продажи № 14/2015 от 30 сентября 2015 года, заключенного с ООО «Вест», настоящим письмом гарантирует полную оплату продукции в день ее получения.
Индивидуальный предприниматель Юровский Сергей Викторович
Нюансы при составлении
Гарантийное письмо имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при составлении. В таком документе лучше не использовать длинных и размытых формулировок, которые могут быть истолкованы двояко: при определенных обстоятельствах это может сыграть не в пользу составителя. В письме можно и нужно использовать слово «гарантия» и его производные: «компания гарантирует», «мы гарантируем».
В письме недопустимы орфографические и стилистические ошибки: в некоторых случаях это может стать поводом для того, чтобы признать такой документ недействительным. Такое случается крайне редко и выглядит скорее как последняя возможность зацепиться хоть за какое-то нарушение в случае, если одна из сторон всеми силами пытается аннулировать обязательства. Но серьезные нарушения оформления действительно являются веским основанием для того, чтобы письмо утратило силу (отсутствие подписей, реквизитов или неправильная дата).
Что касается именно юридической силы – гарантийное письмо ее не имеет, пока не будет заверено нотариуса. Однако в этом случае уже изменится статус документа: при официальном акцепте (письменном согласии получателя) он приобретет силу договора. Поэтому желательно приложить к гарантийному письму копии документов, которые также необходимо заверить. Это могут быть копии договоров, реквизиты сторон, свидетельства о регистрации и другая документация, наличие которой посчитают необходимым стороны.
Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.
Немного истории
В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.
В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.
В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма - вексель. Пример, дошедший до наших дней - процентная расписка 1339 г.:
«Барталус и Ко. В Пизе
Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из
Лухи и Ко. Авиньон.
Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от
Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму
Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128
Суть гарантийного письма
Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:
- фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
- стороны - гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
- в теле письма - обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
- согласно правилам делопроизводства - исходящий номер письма;
- дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
- печать организации;
- если подписант по доверенности - то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.
Читайте также: Архивное хранение документов, сроки хранения бухгалтерских документов в организации
Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.
Образцы гарантийных писем
Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна - одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.
Гарантийное письмо на юридический адрес
Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:
ООО «Ромашка»
Гарантийное письмо
Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:
Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.
в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».
Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.
Гарантийное письмо на поставку товара
Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:
ООО «Ромашка»
ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5
Гарантийное письмо
Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» (ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2019 г.
Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/
Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.
- Акт-квитанция на выполнение
гарантийных
и платных работ
по ремонту телефонных аппаратов. Форма № тф-2-22 (письмо
минфина рф от 22.02.94 № 16-36)
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Акт-квитанция на выполнение гарантийных и платных работ по ремонту телефонных аппаратов. Форма № тф-2-22 (письмо минфина рф от 22.02.94 № 16-36)
6 форма nо. тф-2/22 штамп предприятия связи с указанием адреса, nо. телефона акт-квитанция nо. на выполнение гарантийных и платных работ по ремонту (ненужное зачеркнуть) телефонных аппаратов (ф., и., о. абонента) (дата приема заяв...
- Гарантийное
письмо
на завершение работ
на объекте
Договор оказания услуг, работ → Гарантийное письмо на завершение работ на объекте
(заказчику) гарантийное письмо (исполнитель/название организации дающей гарантию), огрн, как исполнитель работ на объекте расположенном по адре...
- Образец
гарантийного
письма
Договор оказания услуг, работ → Образец гарантийного письма
образец гарантийного письма заполняется на фирменном бланке организации. заверяется фирменной печатью, подписью руководителя и...
- Гарантийное
письмо
. Оплата за поставку товара
Договор поставки товаров, продукции → Гарантийное письмо. Оплата за поставку товара
20 г. должность, название организации в чей адрес адресовано письмо гарантийное письмо прошу вас поставить товар, согласно заявки № от «» 20 г. оплату гарантируем с расчетного счета № в...
- Гарантийное
письмо
(вариант)
Договор оказания услуг, работ → Гарантийное письмо (вариант)
Амп директору (руководителю, начальнику) дата, исх.номер (название предприятия) гарантийное письмо просим вас выполнить услуги в виде (предмет обращения) оплату гарантируем с расчетного счета № отделение ба...
- Гарантийное
письмо
(форма)
Договор долга, кредита → Гарантийное письмо (форма)
на бланке организации-гаранта наименование банка (или угловой штамп, дата, исх.номер) гарантийное письмо (наименование организации-гаранта) гарантирует погашение кредита, выданного (наименование банка) (наименование...
- Гарантийное
письмо
Договор долга, кредита → Гарантийное письмо
гарантийное письмо (на бланке организации-гаранта) гарантируем погашение ссуд, выданных и имеющих быть выданными (кому - ...
- Гарантийное
письмо
(приложение к договору о международном лизинге)
Лизинговый договор, соглашение → Гарантийное письмо (приложение к договору о международном лизинге)
гарантийное письмо гарантийное письмо no. выдано. (название организации-арендодателя) место выдачи. (адрес) 1. в св...
- Гарантийное
письмо
о предоставлении юридического адреса регистрируемому предприятию
Договор поручительства → Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса регистрируемому предприятию
в московскую регистрационную палату исх. nо. филиал гарантийное письмо настоящее гарантийное письмо является поручительством надлежащего исполнения взятых на себя обязательств...
- Гарантийное
письмо
на предоставление адреса нежилого помещения для регистрации ООО или любого другого юридического лица
Учредительные договоры, уставы → Гарантийное письмо на предоставление адреса нежилого помещения для регистрации ООО или любого другого юридического лица
На бланке собственника дата город гарантийное письмо организация.......... являющаяся собственником здания (нежилого помещения…), расположенного по адре...
- Гарантийное
письмо
на предоставление адреса для регистрации общества с ограниченной ответственностью (вариант 2)
Учредительные договоры, уставы → Гарантийное письмо на предоставление адреса для регистрации общества с ограниченной ответственностью (вариант 2)
По требованию г. «» 201 г. гарантийное письмо уведомляем вас о том, что общество с ограниченной ответственностью «» предоставляет...
- Акт о приеме работ
, выполненных
выполнения
определенной работы
. Форма N Т-73
Документы делопроизводства предприятия → Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Форма N Т-73
Чная подпись) (расшифровка подписи) о приеме работ , выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы ...
- Гарантийное
письмо
на предоставление адреса для регистрации Общества с ограниченной ответственностью (вариант 1)
Учредительные договоры, уставы → Гарантийное письмо на предоставление адреса для регистрации Общества с ограниченной ответственностью (вариант 1)
Разрешении сдачи в субаренду без дополнительных согласований или, если такого пункта в договоре не обнаружится, дополнительное письмо от собственника о разрешении сдачи в субаренду этого помещения.
- Гарантийное
письмо
учредителя, предоставляющего свой домашний адрес в качестве юридического адреса предприятия
Договор поручительства → Гарантийное письмо учредителя, предоставляющего свой домашний адрес в качестве юридического адреса предприятия
в (регистрирующий орган) от (ф. и. о.) являющегося учредителем (полное название предприятия) гарантийное письмо настоящее гарантийное письмо является поручительством надлежащего исполнения взятых на себя обязательств я...
- Образец
. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
. Форма № т-1 (письмо
ГНС РФ от 20.10.95 № пв-4-17-69н)
Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Форма № т-1 (письмо ГНС РФ от 20.10.95 № пв-4-17-69н)
Утверждена постановлением госкомстата россии от no. +-+ код формы +-+ приказ (распоряжение) о приеме на работу (фамилия, имя, отчество) +-+ дата +- зачислить на работу с +- по +-+ (с испытательным сроком...