Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.
Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.
Места работы
Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.
История профессии
В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.
Обязанности делопроизводителя
Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:
- ведение документооборота компании;
- регистрация и обработка корреспонденции;
- ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
- контроль своевременного исполнения документов;
- ведение архива документов;
- знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;
В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.
Требования к делопроизводителю
Основные требования к делопроизводителю включают в себя:
- высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
- владение ПК и офисной техникой;
- умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
- умение вести коммуникации с клиентами;
- опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.
Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.
В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.
Образец резюме
Как стать делопроизводителем
Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года. Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.
Зарплата делопроизводителя
Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Делопроизводство может быть:
- общим - касающимся основной деятельности компании,
- кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
- секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
- электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.
Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.
Номенклатура дел
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.
В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
Положение о документообороте
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.
Образец Положения
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.
Печати и штампы
Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
Делопроизводитель - это очень важная и ответственная профессия, приобретающая все большую популярность. Ведь от работы данного специалиста напрямую зависит оборот всей документации в организации, что оказывает существенное влияние абсолютно на все аспекты деятельности предприятия.
К специалисту, занимающему должность делопроизводителя, наниматель предъявляет определенный перечень требований относительно навыков, умений и личных качеств, только соответствуя которым, можно занять вышеупомянутую должность.
Все требования, предъявляемые к сотруднику, функции, которые он будет исполнять в организации, кому он будет подчиняться и чьи поручения исполнять, его права и обязанности - все эти немаловажные аспекты отражены в должностной инструкции.
Именно поэтому, прежде чем отдать предпочтение определенной профессии очень важно ознакомиться с ключевыми моментами ее должностной инструкции.
В каких организациях можно работать делопроизводителем?
В условиях современной действительности значительно возрос уровень оборота документации во всех видах организаций и ведомств. Большое количество как внутренних, так и внешних документов в различном формате, от традиционного - на бумажном носителе до электронного, требует строгой регламентации, грамотной организации и правильного хранения. То есть, возникает необходимость привлечения отдельного специалиста, отвечающего за оборот документов в той или иной организации.
Любая крупная фирма, государственная организация или иное предприятие больших размеров нуждается в услугах профессионального делопроизводителя.
В небольших организациях чаще всего служебные обязанности делопроизводителя выполняет секретарь, совмещая работу по документообороту со своими прямыми обязанностями - обработку корреспонденции, исполнение личных поручений руководителя, ответы на звонки и прочее.
Еще совсем недавно делопроизводством фактически занимались архивариусы и писари, а сама профессия не относилась к числу распространенных и перспективных. Однако, на сегодняшний день ситуация коренным образом изменилась - крупнейшие ВУЗы страны выпускают дипломированных и квалифицированных специалистов в данной сфере. А сама профессия приобретает все большую популярность.
Что входит в обязанности делопроизводителя?
Достаточно сложно привести полный перечень должностных обязанностей специалиста по делопроизводству. Ведь во многом они специфичны и напрямую зависят от отрасли, в которой ведет работу та или иная организация или ведомство. Но, не смотря на это, можно выделить целый ряд основных функций, выполняемых делопроизводителем:
- Регистрация и обработка всей входящей и исходящей корреспонденции компании. Все входящие письма, служебные записки, приказы, поступающие в организацию, должны быть приняты и надлежащим образом обработаны. Процесс обработки корреспонденции происходит в несколько этапов. На первом этапе необходимо принять корреспонденцию. Независимо от способа получения корреспонденции (почтовое отправление, служба доставки или же электронная почта) любой входящий документ необходимо принять соответствующим образом. На следующем этапе входящую корреспонденцию сортируют по различным основаниям (в зависимости от отправителя, по содержанию, по срочности и пр.). Далее следует регистрация входящей корреспонденции. В процессе регистрации любой входящий документ вносится в электронную базу и в журнал учета входящих документов, ему присваивается соответствующий входящий номер и ставится дата его получения;
- Надзор за строгим соблюдением сроков исполнения документов. В зависимости от категории документа (жалоба, запрос, служебная записка, приказ и т.д.) его исполнение обязано произойти за отведенный законодательством срок.
Делопроизводитель обязан строго следить за соблюдением всех сроков входящих и внутренних документов, ведь нарушение установленного срока является прямым нарушением законов.
- Ведение всего документооборота организации. Ведение документооборота подразумевает под собой не только работу с входящей корреспонденцией, но и с внутренними и исходящими документами. Этот процесс включает в себя внесение документов в реестры, распределение по отделам и при необходимости по конкретным специалистам, отправку исходящей корреспонденции в другие фирмы, организации, министерства и архивирование документации;
- Архивирование документации. В соответствии с нормами законодательства определенные виды документов должны архивироваться и храниться в специализированном помещении - архиве определенный промежуток времени. Перед непосредственным помещением документации в архив, она должна быть приведена в установленный порядок - рассортирована, пронумерована, подписана (при необходимости уполномоченным лицом), внесена в реестры и соответствующие журналы хранения архивных документов на электронном и/или бумажном носителе. В зависимости от типа самого документа, сроки его хранения могут быть различными. При необходимости, документы могут изыматься из архива, о чем составляется акт, установленного образца. После проведенных работ с архивным документом, он возвращается на хранение в архив до истечения срока хранения. По истечении срока хранения документа в архиве, его изымают (о чем составляется соответствующий акт) и уничтожают;
- Знание основных законодательных норм в сфере делопроизводства и некоторых других отраслях права (в зависимости от сферы деятельности организации/ведомства). Вся деятельность специалиста по делопроизводству ведется в строгом соответствии с нормами Единой государственной системы делопроизводства, нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность организации, а также внутренним регламентом (уставом) и распорядком предприятия;
Зачастую прямые обязанности делопроизводителя могут быть дополнены не совсем привычными для данного специалиста функциями, более свойственными секретарю:
- Ведение телефонных переговоров и прием звонков. Очень часто в небольших организациях с малочисленным штатом, делопроизводителю приходится отвечать на входящие звонки, обзванивать клиентов, поставщиков, другие организации;
- Работа с клиентами. Общение с посетителями, представителями различных организаций и ведомств также может быть возложено на плечи делопроизводителя;
- Перевод документов. В ряде компаний в обязанности специалиста по делопроизводству может быть включен перевод корреспонденции и иных документов с иностранных языков;
- Иные обязанности. Привести полный перечень обязанностей делопроизводителя крайне сложно, не зная специфики организации, поэтому приведенные выше, основные должностные обязанности могут быть дополнены некоторыми функциями и иными обязанностями;
- Требования, предъявляемые к специалисту по делопроизводству.
Как и к любому другому специалисту, к делопроизводителю работодатель предъявляет определенные требования. Есть ряд основных критериев, закрепленных трудовым законодательством, которым должен соответствовать специалист:
- Соответствующее образование. Естественно, что работодатели отдают предпочтение кандидатам, имеющим законченное высшее образование. В приоритете специалисты, имеющие диплом экономиста, юриста, архивариуса и делопроизводителя. Однако далеко не все организации требуют от будущих сотрудников диплом о высшем образовании и могут быть удовлетворены дипломом из техникума;
- Высокий уровень навыков владения персональным компьютером, офисной техникой и знания основных офисных программ. В своей работе делопроизводителю достаточно много времени придется проводить за компьютером, создавая и распечатывая документы различного формата, снимать копии, сканировать документы, пользоваться электронной почтой и многое другое.
Также специалист по делопроизводству должен без труда работать в стандартных офисных программах, а иногда и иметь навыки работы в специфических программах, таких как 1С.
- Умение вести работу с документацией. Зачастую работодатели хотят видеть у себя в компании специалиста, который уже умеет надлежащим образом составлять и оформлять все виды документов, вносить их в реестры, журналы, электронные базы, направлять документацию адресатам (в самой организации и за ее пределами) осуществлять архивирование и знать еще некоторые нюансы;
- Знание делового этикета и умение общаться с клиентами. Каждый сотрудник организации должен быть знаком с основами делового этикета, уметь грамотно вести переговоры и встречи с клиентами и заказчиками, а также строго соблюдать субординацию;
- Опыт работы в данной сфере, хотя трудовое законодательство не требует от кандидата на должность делопроизводителя наличие определенного трудового стажа, работодатель может его требовать. В различных компаниях требования к наличию опыта работы в сфере делопроизводства либо в схожей деятельности различны и могут варьироваться в пределах 1 - 5 лет. Бывают случаи, когда нанимают сотрудника без опыта работы, опираясь, например, на рекомендации с места прохождения практики во время учебы или иные факторы;
- Знание иностранных языков. В зависимости от сферы деятельности самой компании, работодатель может требовать знание одного или нескольких иностранных языков. Самым распространенным, конечно же, является английский язык;
- Помимо профессиональных качеств, обычно уделяется достаточно большое внимание личным качествам будущего работника:
- Грамотность. При постоянной работе с документами, необходимо иметь достаточно высокий уровень грамотности, чтобы составленные документы не содержали грамматических, орфографических, пунктуационных, синтаксических и смысловых ошибок;
- Внимательность. Делопроизводитель должен быть крайне внимательным и не упускать из вида все детали, чтобы исключить возможность возникновения ошибок в работе;
- Знание терминологии и делового языка. Делопроизводитель должен хорошо разбираться в терминологии, используемой в организации, а также знать обороты и термины, которыми пользуются при составлении документов;
- Пунктуальность, исполнительность, усидчивость, стрессоустойчивость, коммуникабельность - стандартный список требований, предъявляемый к любому офисному сотруднику;
- Данные пункты могут быть изменены и дополнены по усмотрению работодателя.
Основные положения должностной инструкции специалиста по делопроизводству
Сама должностная инструкция разрабатывается руководителем организации или иным лицом, на которое руководитель возложит подобного рода обязанности (например, сотрудником отдела кадров). В инструкции подробно изложены все функции и обязанности делопроизводителя. Такое подробное описание необходимо для того, чтобы сам делопроизводитель четко знал, в чем заключается его работа и чтобы руководство не перекладывало на работника не свойственные его должности обязанности. Таким образом, должностная инструкция служит своего рода перечнем обязанностей, а также защищает делопроизводителя от лишней нагрузки.
После того как в инструкцию внесены все необходимые пункты она должна быть заверена руководителем организации/ведомства и подписана им, а также лицом, принимаемым на должность специалиста по делопроизводству.
Пункты должностной инструкции могут быть различными, в зависимости от направления деятельности организации. Однако существует ряд основных положений, которые традиционно включают в инструкцию:
- Общие положения. В данном пункте обычно указывают основные требования к сотруднику, такие как наличие необходимого образования, требуемый опыт работы в данной области, знания нормативной базы, уровень знания компьютера и офисных программ, владение иностранными языками, другие личные и профессиональные качества работника;
- Профессиональные обязанности. В данном пункте, максимально подробно расписываются все обязанности сотрудника, что позволяет избегать сложных или спорных ситуаций в процессе работы;
- Права сотрудника. В данном положении инструкции оговариваются все права, которыми обладает делопроизводитель, такие как уровень доступа, к определенной информации, право самостоятельно подписывать какую-либо документацию, принятие самостоятельных решений в определенных ситуациях и прочее;
- Подчиненность. В указанном пункте указываются сотрудники, поручения которых обязан исполнять специалист по делопроизводству, а также лицо, которому обязан подчиняться работник, то есть непосредственный руководитель. Традиционно, непосредственным руководителем делопроизводителя является руководитель организации/директор фирмы/начальник отдела;
- Ответственность. Еще один немаловажный пункт инструкции - это ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, традиционно это дисциплинарная ответственность - выговор, например, и материальная - депремирование и штрафы;
- Вышеперечисленные пункты могут быть дополнены еще целым рядом отдельных, специфических положений, ориентированных на специфику деятельности организации.
Возможности карьерного роста и уровень оплаты
Профессию делопроизводителя нельзя отнести к профессиям с возможностью быстрого и высокого карьерного роста.
При добросовестном и качественном выполнении своих должностных обязанностей сотрудник может рассчитывать на всевозможные поощрения - премии, благодарности.
Зарекомендовав себя добросовестным и исполнительным специалистом и проработав необходимое количество времени, делопроизводитель имеет возможность получить должность начальника отдела делопроизводства или канцелярии.
Размер заработной платы специалиста по делопроизводству находится на среднем уровне. Размер зарплаты будет увеличиваться с выслугой лет, наработкой стажа, а также может быть увеличен работодателем.
Особенности профессии
Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.
Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.
Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.
Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами. Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад.
Специалист по делопроизводству должен быть исполнительным - качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.
Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.
Это далеко неполный список особенностей данной профессии, поэтому, прежде чем отдать предпочтение работе делопроизводителя, необходимо взвесить все «за» и «против» и реально оценить собственные возможности и только после это принимать какое-либо решение.
Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.
Где работает делопроизводитель
Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.
Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот , за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.
Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся : регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.
Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.
Чем отличается от секретаря
На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.
В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.
Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.
Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:
- прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
- организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
- регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
- обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
- выполнение мелких поручений директора;
- контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
- организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.
Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя . Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой .
Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.
Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм
.
Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия . Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.
Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.
В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:
- Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
- Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
- Ведение конструктивной переписки;
- Создание документальной базы предприятия;
- Ведение бумажного и электронного реестра;
- Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
- После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
- Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
- Рассылка деловой переписки по адресатам;
- Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
- Составление архива.
Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.
Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции .
Требования к сотруднику
Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.
От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:
- великолепная память;
- дотошность и терпеливость;
- аккуратность;
- самообладание;
- деловой стиль общения;
- само организованность и самодисциплина;
- педантичность;
- высокая концентрация внимания;
- эмоциональная устойчивость;
- высокий уровень ответственности.
Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:
- высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
- умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
- знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
- умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
- опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
- знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).
Важные положения должностной инструкции
При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях . Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.
Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.
Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.
Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:
- Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
- Функциональные обязанности работника.
- Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
- Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
- Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.
Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.
Должностная инструкция делопроизводителя
(ответственного за входящую корреспонденцию)
[наименование организации, предприятия и т. п.]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].
1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:
Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
Структуру предприятия и его подразделений;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
Основы организации труда;
Правила эксплуатации вычислительной техники;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
- [вписать нужное].
1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:
Положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];
Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
Настоящей должностной инструкцией;
- [вписать нужное].
1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].
1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. [Вписать нужное].
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:
2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.
2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.
2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.
2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.
2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.
2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.
2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.
2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.12. [Вписать нужное].
3. Права
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
3.6. [Вписать нужное].
4. Ответственность
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:
Состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;
Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;
- [вписать нужное].
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель структурного подразделения
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]